Es habitual el cálculo de costes en la Industria Gráfica , es decir calcular el precio de venta de un trabajo sumando los costes de cada uno de los procesos productivos y las materias primas necesarias para su producción y luego cargarle un “margen de beneficio” que será el que proporciona la rentabilidad de dicho trabajo.
También es habitual que para calcular el coste de cada proceso se imputen también los costes de los departamentos no productivos de la empresa. Estos últimos se imputan al proceso utilizando unos criterios a veces más objetivos y otras no tanto. De forma que con la venta de cada trabajo se asegura que, a través del coste y no del margen (diferencia entre coste y PVP), se van absorbiendo todos los costes.
Este sistema de imputación de costes presenta inconvenientes tanto si la empresa tiene buenos resultados como si no.
- Considerar un trabajo no rentable cuando si lo es.
- No permite conocer el Margen Bruto real del trabajo (PVP – COSTE VARIABLE) y por tanto el Umbral de Rentabilidad o Punto de equilibrio.
- Traslada el problema de tener una estructura sobrecargada a la producción cuando ésta es eficiente.
- O al contrario, no permite detectar ineficiencias del sistema productivo.
- Para la valoración de los productos contablemente el PGC establece que hay que hacerlo bajo el criterio de coste de producción, es decir solo se imputan los costes derivados de la producción.
Resumiendo, al estar todo metido en el mismo saco no se sabe con certeza cual es el motivo por el cual no se es competitivo. O si se es competitivo no se sabe en qué medida.
“El análisis de los costes abre todo un abanico de mejora en cualquier área de la Industria Gráfica”
Centrándonos en el primer punto, puede darse el caso en que se estén perdiendo oportunidades de negocio porque la competencia esté ofertando ese trabajo a un PVP inferior a nuestro coste calculado imputando TODOS los costes de la empresa.
Es en este punto en el que debe intervenir el conocimiento del coste real del trabajo. Para ello previamente se ha debido, conocer, medir, clasificar y analizar la naturaleza de cada uno de los costes imputados en el cálculo del coste del trabajo. Si se tienen desglosados los costes en función de si son directos o no al trabajo y sin son variables, semivariables o fijos al trabajo, dispondremos de un tablero compuesto por diferentes variables sobre las cuales podremos actuar y sobre todo tendremos definida la línea roja la cual es peligroso pasar.
Si analizamos cómo se comportan los costes con respecto a la producción, comercialización y administración de un producto, encontraremos unos que varían y otros que se mantienen fijos.
Por tanto:
- Si el PVP es menor que el coste variable cuanto más se venda el trabajo, mayores serán las pérdidas.
- Si el PVP es igual al coste variable las pérdidas serán constantes, es decir serán igual a los COSTES FIJOS TOTALES.
- Si el PVP es mayor al coste variable, la diferencia contribuirá a la absorción de los costes fijos. Y habrá pérdidas en el caso de que la suma de los márgenes obtenidos en todas las ventas sea inferior a los costes fijos.
Un caso práctico: Cálculo de costes en la Industria Gráfica.
Vamos a suponer una situación en la que un cliente solicita presupuesto de la impresión y empleamos 4 formas diferentes de costear el trabajo:
- Se imputan todos los costes de la empresa en el cálculo del coste de cada proceso.
- Se imputan solo los costes de producción.
- Se imputan solo los costes variables.
Como vemos en la tabla según el método utilizado el coste del trabajo varía. Y en todos los casos se aplica un “margen de beneficio esperado” sobre el coste para obtener el precio ofertado.
| A | B | C | |
| Soportes | 1.057,00 € | 1.057,00 € | 1.057,00 € |
| Planchas | 272,24 € | 204,92 € | 160,18 € |
| Diseño | 128,40 € | 82,48 € | 73,10 € |
| Impresión | 1.548,32 € | 1.272,82 € | 943,99 € |
| Encuadernación | 273,77 € | 190,17 € | 110,00 € |
| Corte | 233,77 € | 150,17 € | 70,00 € |
| Encajado | 187,88 € | 179,52 € | 171,50 € |
| Coste Total Calculado | 3.701,38 € | 3.137,08 € | 2.585,77 € |
| Coste unitario | 0,74 € | 0,63 € | 0,52 € |
| % Beneficio esperado | 30% | 30% | 50% |
| PVP Ofertado | 4.811,80 € | 4.078,21 € | 3.878,65 € |
Una vez ofertados el cliente nos dice que está dispuesto a pagar cómo máximo 3.500,00 euros por el trabajo.
| A | B | C | |
| PVP Mercado | 3.500,00 € | 3.500,00 € | 3.500,00 € |
| Coste Total calculado | 3.701,38 € | 3.137,08 € | 2.585,77 € |
| Margen Bruto | -201,38 € | 362,92 € | 914,23 € |
| % Margen Bruto | -6% | 10% | 26% |
| Costes fijos | 546.426,64 € | 1.058.332,70 € | |
| Umbral de rentabilidad | 5.269.749,71 € | 4.051.656,43 € | |
| Nº de trabajos | 1.506 | 1.158 |
Se hace evidente que según que método usemos para calcular el coste del producto impreso, el mismo puede parecer que no sea rentable cuando sí lo es y renunciemos a su producción.
Si se accediese a realizar el trabajo por el PVP de Mercado el Margen Bruto obtenido es del 26%. 914,23 euros que irán destinados a absorber los costes fijos. Una vez la suma de todos los márgenes obtenidos sea superior a los costes fijos la empresa tendrá beneficios.
Ahora la cuestión es cual es valor tanto en volumen de facturación como de número de trabajos necesarios para cubrir todos los costes y obtener beneficio.
Volviendo al ejemplo, se tendrían que vender 1.158 trabajos iguales para cubrir unos costes fijos de 1.058.332,70 euros. Y el umbral de rentabilidad en términos monetarios sería de 4.051.656,43 euros.
| A | B | C | |
| Umbral de rentabilidad | 5.269.749,71 € | 4.051.656,43 € | |
| Nº de trabajos | 1.506 | 1.158 |
Y la siguiente cuestión es plantearse y se tiene la suficiente capacidad de venta y productiva.
En cuanto a esto último, es importante saber si se dispone de la suficiente capacidad productiva para poder absorber dicho volumen de trabajo o no, para prever inversiones tanto en tecnología como en personal y/o en optimización de los recursos disponibles (cosa de la que ya hablaremos en otra ocasión).
Por tanto, si por falta de capacidad productiva se ha de invertir más de lo que se va ser capaz de vender, conviene ver que acciones se pueden hacer para que ese margen bruto aumente y el umbral de rentabilidad baje.
Entre algunas de las acciones que se pueden hacer están:
- Aumentar el precio de venta dando una diferencia competitiva atractiva para el cliente.
- Realizar una buena gestión de compras para obtener mejores precios de compra sin bajar la calidad.
- Reducción de los tiempos de producción, desperdicios y devoluciones de trabajos, mediante metodologías de estandarización y optimización de los procesos.
Es importante mencionar que este supuesto se plantea bajo la producción de un solo producto, pero es aplicable de igual forma para escenarios de multiproducto, que es lo habitual dentro del sector.
Concluyendo se ha demostrado lo importante que es conocer con la máxima exactitud posible el margen bruto real. Y para ello es fundamental medir, analizar, controlar y mejorar las variables que afectan a la rentabilidad, eficacia y eficiencia de la empresa. Con el fin de asentar el futuro de la misma.
Partiendo del análisis de los costes se abre todo un abanico de posibilidades de mejora en cualquier área de la empresa.
Paco Ferrando
CEO de Kyoba Consultores
Consultor asociado de Palmart Software
